Konferenzteilnahme

Aktive Teilnahme an Konferenzen ist ein Eintrittsticket in die globale wissenschaftliche Community. Deshalb gewährt das MIN Graduiertenzentrum Promovierenden der MIN-Fakultät finanzielle Unterstützung für den Besuch von ausgewiesenen internationalen Konferenzen.

Um weitere Informationen über interessante Konferenzen zu bekommen, melden Sie sich gerne für unseren Newsletter an.

Bewerbung

Neue Ausschreibungen werden hier sowie im Newsletter des MIN-Graduiertenzentrums angekündigt. Normalerweise werden die Förderungen zweimal im Jahr ausgeschrieben:

15. Januar – Förderbeginn frühestens ab dem 15. Februar
15. Juli – Förderbeginn frühestens ab dem 15. August

Falls Ihre Konferenz kurz vor der Frist stattfindet, können Sie sich ausnahmsweise auch bei uns bewerben, nachdem die Konferenz stattgefunden hat. Bitte halten Sie in diesem Fall Absprache mit uns und beachten Sie hierbei, dass im Falle einer positiver Rückmeldung für die Auszahlungsabwicklung Originaldokumente (Boardingkarte, Hotelrechnung usw.) eingereicht werden müssen!

Was wird gefördert?

(Digitale) ausgewiesene internationale Konferenzen mit einschlägigem Bezug zum Promotionsvorhaben mit einer Dauer von bis zu fünf Tagen:

Tatsächlich entstandene Reise- und Übernachtungskosten (kein Tagegeld) gemäß den Vorgaben der UHH zur Reisekostenabrechnung, erstattet nach der Rückkehr;
In Ausnahmefällen wie z.B. bei digitalen Konferenzen können Konferenzgebühren erstattet werden.
Visagebühren werden nicht erstattet;
Es besteht keine Möglichkeit Vorschüsse zu gewähren.

Welche Unterlagen müssen eingereicht werden?

Antrag (in Geventis auszufüllen);
Motivationsschreiben, welches die Relevanz der Konferenz für die Promotion und den erwarteten Nutzen der Teilnahme darlegt;
Lebenslauf;
Empfehlungsschreiben der Betreuerin/des Betreuers an der UHH, in dem sie/er begründet, dass Sie einen Konferenz- bzw. einen Forschungsaufenthalt in Anspruch nehmen sollen;
Immatrikulationsbescheinigung;
kurze Beschreibung des eigenen Fachbeitrages (max. 200 Wörter);
Bestätigung der Beitragsannahme (kann in Einzelfällen nachgereicht werden);
vorläufiges Konferenzprogramm;
Angaben zu voraussichtlichen Flug- und Übernachtungskosten (falls noch nichts gebucht wurde: Links zu entsprechenden Kostenvoranschlägen auf Suchportalen wie z.B. booking.com reichen aus).
Nachweis über weitere Bewerbungen auf Förderung sowie Bestätigung des Gruppenleiters, dass keine alternativen Finanzmittel zur Verfügung stehen.

Wir nehmen Bewerbungen auf Deutsch oder auf Englisch entgegen. Bitte laden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen in Geventis hoch.

Vor der Reise

Coaching vor der Konferenz:
- Vor der Reise bieten wir ein etwa 20 minütiges Coaching durch unser Team an, was wir als Fördervorraussetzung sehen. Hier können zusätzlich Fragen und Anregungen diskutiert werden, damit Sie bestmöglich für die Konferenz gerüstet sind.

Weitere Schritte vor der Reise hängen davon ab, ob Sie an der Universität Hamburg angestellt sind oder nicht:
- Wenn Sie nicht an der UHH angestellt sind, können Sie Ihre Reise ohne weitere Schritte antreten.
- Wenn Sie der UHH angestellt sind, müssen Sie die erste Seite des Dienstreiseantrags (Deutsch, Englisch) ausfüllen und von Ihnen und Ihrem Supervisor (Unterschrift nur auf der ersten Seite) unterschrieben an reisen.uhh"AT"uni-hamburg.de zur weiteren Bearbeitung senden.
- Weitere Informationen finden Sie im KUS-Portal.
- Bitte beachten Sie, dass Sie die Kostenerstattung erst nach Ihrer Rückkehr erhalten werden.

Nach der Reise

Wie läuft die Erstattung der Kosten ab?

Wenn Sie nicht an der UHH angestellt sind,
- sollten Sie zunächst Ihre Belege zusammen mit der ausgefüllten und unterzeichneten Rechnung an mingzinternational"AT"uni-hamburg.de senden.
- Wir prüfen dann Ihre Unterlagen und senden Ihnen eine Genehmigungs-E-Mail, wenn alle Angaben korrekt sind.
- Anschließend senden Sie Ihre Zusage, die ausgefüllte Rechnung, die Genehmigungs-E-Mail und die Originalbelege an das Team Dienstreisen (Mittelweg 177, 20148 Hamburg).
Wenn Sie an der UHH angestellt sind,
- senden Sie das Abrechnungsformular mit den Originalbelegen und Ihrer Zusage an das Team Dienstreisen (Mittelweg 177, 20148 Hamburg).
- Grundlage für die Abrechnung ist Ihre Zusage mit unserem PSP-Element.
- Bei Beifügung der Zusage mit unserer Unterschrift ist keine zusätzliche Unterschrift von uns erforderlich.

Wenn Sie später als 6 Monate nach Ihrer Reise die Unterlagen einreichen, ist eine Erstattung nicht mehr möglich.

Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass wir für die Abrechnung nicht mehr zuständig sind. Diesbezüglich sollten Sie sich an das Team für Dienstreisen wenden. Weitere Informationen finden Sie auf der entsprechenden Website (Deutsch, Englisch). Allgemeine Informationen zur Abrechnung sind ebenfalls auf der Website zu finden (Deutsch, Englisch).

Wie schreibe ich einen Erfahrungsbericht?

Gerne würden wir erfahren, ob Ihr Aufenthalt produktiv war, ob Sie neue Kontakte in Ihrem Forschungsbereich geknüpft haben, ob Sie sich für diese Förderung noch einmal bewerben würden etc.

Bitte benutzen Sie diese Vorlage für Ihren Erfahrungsbericht und fügen Sie ein bis drei Bilder ein, um ihn zu illustrieren. Bitte schicken Sie uns Ihren kurzen Bericht zusammen mit den Abrechnungsunterlagen innerhalb von zwei Wochen nach Ihrer Rückkehr.

FAQ

Wie bewerbe ich mich ?
- Die Bewerbung läuft ausschließlich über Geventis, dort kann das Antragsformular ausgefüllt und zusammen mit weiteren notwendigen Unterlagen wieder einzeln hochgeladen werden.
Wer ist antragsberechtigt ?
- Alle zugelassenen und immatrikulierten Promovierenden der MIN-Fakultät der Universität Hamburg können sich für die Förderung bewerben.
- Der/die Promovierende hat keine anderen Förder- oder Hausmittel für Mobilität und Aufenthalt im Kontext dieses Konferenzbesuchs in Aussicht; es sind zunächst interne Institute, Einrichtungen und mögliche Drittmittelgeber ( (DAAD Stipendiendatenbank) anzufragen.
- Bestrebungen alternative Mittel einzuwerben sind unbedingt in dem Antrag aufzuführen.
- Promovierende, die einen eigenen Beitrag auf einer Konferenz präsentieren werden bevorzugt.
Wie wird entschieden ?
- Über die Förderung entscheidet der MIN-Vorstand. Innerhalb eines Monats kann der Bewerber dann mit einer Antwort rechnen.
- Auswahlkriterien sind unter Anderem:
  - die Qualität der Bewerbung;
  - die Einbettung der Konferenzthematik in die Promotion;
  - ob andere Finanzierungsquellen erschöpft sind;
  - die finanzielle Notwendigkeit der Förderung.
Kann ich fehlende Unterlagen nachreichen ?
- Fehlende Unterlagen können - unter Beachtung der jeweiligen Deadline und unter Rücksprache - an mingzinternational@uni-hamburg.de(mingsinternational"AT"uni-hamburg.de) nachgereicht werden.
Kann ich mich nur einmal anmelden?
- Es ist möglich, sich mehrmals für dieselbe Konferenz anzumelden, vorausgesetzt, die Fristen liegen vor der Veranstaltung.
- Eine Anmeldung für mehrere Konferenzen ist ebenfalls möglich.

Erfahrungsberichte

Wir veröffentlichen manche Erfahrungsberichte von Promovierenden, die ihre Zuschüsse für einen Aufenthalt im Ausland bekommen haben: Sie bieten wertvolle Einblicke, die vor allem für diejenigen hilfreich sein können, die sich gerade überlegen sich um diese Förderung zu bewerben.

"I would like to thank Hamburg University and MIN faculty for giving the funding which covered the registration fee to support me to virtually attend the ICOM2020". – Online conference 12th International Congress on Membranes and Membrane Process 2020 (vollständigen Text lesen)

"I learned a lot from all these active engagements, comments, exchange of ideas and perspectives of research from same and other related fields in different parts of the world". – Conference on Clinical Microbiology and Infectious Diseases in den Niederlanden (vollständigen Text lesen)

"Since the Nobel Prize was awarded in my field last year, it was also very interesting for me to see one of the two prize winners at the conference". – Annual Meeting of the American Association for Cancer Research in den USA (vollständigen Text lesen)